A partir del año 2022 (Ley 2213 de 2022- Decreto Legislativo 806 de 2020), se ordenó legalmente, al sistema judicial, la adopción de medidas para implementar, en las actuaciones judiciales, las tecnologías de la información y las comunicaciones, con el fin de agilizar los procesos judiciales y flexibilizar la atención a los usuarios del servicio de justicia.
¿Cuáles son los beneficios de la ley de justicia virtual?
• Permite el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en las actuaciones judiciales.
• Agiliza el trámite de los procesos judiciales ante la jurisdicción ordinaria en las especialidades civil, laboral, familia, jurisdicción de lo contencioso administrativo, jurisdicción constitucional y disciplinaria.
• Agiliza las actuaciones de las autoridades administrativas que ejerzan funciones jurisdiccionales y en los procesos arbitrales.
• Flexibiliza la atención a los usuarios del servicio de justicia con el uso de las herramientas tecnológicas e informáticas como forma de acceso a la administración de justicia.
¿Qué pasa con la Atención presencial?
En cumplimiento del principio de igualdad, cuando el usuario del servicio lo requiera y en aras de brindar especiales medidas a la población en condición de vulnerabilidad o en sitios del territorio en los cuales no se disponga de conectividad por su condición geográfica, se ofrecerá atención presencial en despachos judiciales.
Para ello, los sujetos procesales y la autoridad judicial competente deberán manifestar las razones por las cuales no pueden realizar una actuación judicial específica a través de la tecnología, dejando constancia en el respectivo expediente.
¿Cómo pueden usar los sujetos procesales las TIC? ¿Debo autenticar mis documentos para remitirlos a la autoridad judicial?
La ley permite que se usen los medios tecnológicos para todas las actuaciones, audiencias y diligencias, permitiéndoles actuar en los procesos o trámites a través de los medios digitales disponibles, evitando así, exigir y cumplir formalidades presenciales y/o similares que no sean estrictamente necesarias.
En este sentido, las actuaciones no requerirán de firmas manuscritas o digitales, presentaciones personales y/o autenticaciones adicionales, ni incorporarse o presentarse a través de medios físicos.
Las autoridades judiciales deben dar a conocer a través de su página web los canales oficiales de comunicación de información mediante los cuales prestaran su servicio, así́ como los mecanismos tecnológicos que emplearán con tal fin.
¿Qué pasa si no puedo acceder al expediente físico del proceso en el despacho judicial?
Cuando no se tenga acceso al expediente físico en la sede judicial, tanto la autoridad judicial como los demás sujetos procesales colaborarán proporcionando por cualquier medio las piezas procesales que se encuentren en su poder y se requieran para desarrollar la actuación subsiguiente.
¿Qué debe contener la demanda para que se ajuste a los requisitos mínimos de la justicia virtual?
La demanda indicará el canal digital donde deben ser notificadas las partes, sus representantes y apoderados, los testigos, peritos y cualquier tercero que deba ser citado al proceso, so pena de su inadmisión. Así mismo, deberán adjuntarse los anexos en medio electrónico, los cuales corresponderán a los enunciados y enumerados en la misma.
Las demandas se presentarán en forma de mensaje de datos (al igual que todos sus anexos), a las direcciones de correo electrónico que el Consejo Superior de la Judicatura disponga para efectos del reparto.
En caso de que el demandante haya remitido copia de la demanda con todos sus anexos al demandado, al admitirse la demanda la notificación personal se limitará al envío del auto admisorio al demandado.
¿Cuál es la obligación fundamental de las autoridades judiciales para proteger el debido proceso en la nueva modalidad de justicia virtual?
Las autoridades judiciales procurarán la efectiva comunicación virtual con los usuarios de la administración de justicia y adoptarán las medidas pertinentes para que puedan conocer las decisiones de manera oportuna y así, ejercer sus derechos.
¿ Es válido un poder enviado a la autoridad judicial por mensaje de datos? ¿Debe ir firmado?
La ley permite que los poderes de carácter especial puedan ser utilizados para cualquier actuación judicial cuando han sido conferidos mediante mensaje de datos, sin necesidad de que tenga la firma manuscrita o digital, dado que con la sola antefirma se presumen auténticos y no requieren de ninguna presentación personal y/o reconocimiento.
Es importante mencionar que como requisito de la norma, el poder debe indicar expresamente la dirección de correo electrónico del apoderado, la cual deberá coincidir con la inscrita en el Registro Nacional de Abogados.
En cuanto a los poderes otorgados por personas inscritas en el registro mercantil, éstos deberán ser remitidos desde la dirección de correo electrónico inscrita para recibir notificaciones judiciales.
¿Las audiencias virtuales son obligatorias? ¿A través de qué medio se realizan? ¿Pueden las autoridades judiciales citar audiencias presenciales?
Se deben realizar por medios tecnológicos, facilitando de esta manera la presencia de todos los sujetos procesales (ya sea de manera virtual y/o telefónica).
Es deber de quienes intervienen en el proceso (sujetos procesales), realizar sus actuaciones y asistir a las audiencias y diligencias a través de medios tecnológicos.
Las personas que intervienen en el proceso deberán suministrar a la autoridad judicial competente, y a todos los demás sujetos procesales, los canales digitales elegidos para los fines del proceso o trámite y enviar a través de éstos un ejemplar de todos los memoriales y/o actuaciones que realicen, simultáneamente con copia incorporada al mensaje enviado a la autoridad judicial.
La presencia física en la sede del juzgado de conocimiento solo será́́ exigible al sujeto de prueba, a quien requirió la práctica presencial y al juez de conocimiento, sin perjuicio de que puedan asistir de manera presencial los abogados reconocidos, las partes que no deban declarar, los terceros e intervinientes especiales y demás sujetos del proceso.
Si el proceso es virtual ¿cómo se realiza la notificación personal?
La notificación personal se entenderá́́ realizada una vez transcurridos dos (2) días hábiles siguientes al envío del mensaje y los términos empezarán a contarse cuando el iniciador recepcione acuse de recibo o se pueda por otro medio constatar el acceso del destinatario al mensaje, sin necesidad del envío de previa citación y/o aviso físico o virtual.
Los anexos que deban entregarse para un traslado se enviarán a través del mismo medio.
¿Qué debe hacerse cuando el sujeto procesal afirma no haber sido notificado personalmente?
Cuando exista discrepancia sobre la forma en que se practicó la notificación, la parte que se considere afectada deberá manifestar bajo la gravedad del juramento (al solicitar la declaratoria de nulidad de lo actuado), que no se enteró de la providencia, además de cumplir con lo dispuesto en los artículos 132 a 138 del Código General del Proceso (CGP).
Si el proceso es virtual ¿cómo se realiza la notificación por Estado?
Las notificaciones por estado se fijarán virtualmente, mediante la inserción de la providencia en el estado electrónico, y no será́ necesario imprimirlos, ni firmarlos por el secretario, ni dejar constancia con firma al pie de la providencia respectiva. No obstante, no se insertarán en el estado electrónico las providencias que decretan medidas cautelares o hagan mención a menores, o cuando la autoridad judicial así lo disponga por estar sujetas a reserva legal.